Le mois de Septembre est déjà entamé et rentrée rime avec organisation.
Un proverbe Chinois dit que « pour bâtir haut, il faut creuser profond ». Si l’on devait compléter ce proverbe, nous pourrions dire que pour creuser profond, mieux vaut s’organiser.
Le verbe Organiser est défini dans le dictionnaire comme « structurer quelque chose d’une certaine manière.
Ainsi, l’organisation commerciale consiste à structurer les activités commerciales dans le but de les optimiser.
Plus les activités commerciales sont optimisées, plus elles sont efficaces et plus elles participent au développement, y compris aux résultats (chiffre d’affaires, marges …).
L’organisation commerciale doit tenir compte de la régularité nécessaire à certaines tâches pour qu’elles portent du fruit, comme la prospection par exemple.
Dans l’ensemble des axes d’organisation commerciale, nous traitons ici uniquement de l’organisation du temps selon 3 axes. Répartir son temps
Un célèbre ouvrage dit qu’il y a un temps pour tout et un moment pour chaque chose.
Organiser son temps consiste à répartir de manière suffisante le temps dont on dispose pour chaque tâche. Pour un.e commercial.e, nous avons défini 4 catégories de tâches qu’il/elle peut répartir comme suit :
- Prospection : 40% pour la prospection
- Relation : 30% pour la relation client
- Administratif : 20% pour l’administratif (ADV)
- Autres : 10% les autres tâches
Répartir ses tâches en fonction du temps
Pour garder le contrôle sur votre agenda, prenez les devants et manager le !
On pourrait définir le fait de manager son agenda comme « diriger, conduire, organiser son agenda ».
Autrement dit répartir son temps en fonction des tâches à réaliser et de leurs priorités.
Votre premier travail consiste à lister l’ensemble de vos tâches par catégories et à y affecter un temps moyen basé sur votre expérience.
Par exemple :
Administratif (ADV) :
-
- Réalisation d’un devis : 45 minutes (par devis)
- Pointage clients en impayés : 30 minutes
Prospection :
-
- Mise à jour du fichier : 2 heures
- Session phoning : 2 heures
- …
Une fois l’ensemble de vos tâches listé par catégories, vous pouvez les planifier sur votre agenda en fonction de l’urgence et de l’importance de la tâche.
La matrice d’Eisenhower est un bon outil pour mener l’exercice.
Pour chaque tâche, posez-vous deux questions:
- Cette tâche est-elle importante ?
- Cette tâche est-elle urgente ?
En fonction de vos réponses, vous saurez alors si vous devez la faire, la planifier, l’éliminer ou la déléguer.
Attention, soyez honnête, toutes les tâches ne sont pas urgentes ni importantes. Tendez vers le ratio: 20% d’efforts pour 80% de résultats.
Maintenant que vos tâches sont priorisées, vous pouvez les implémenter dans votre agenda.
N’hésitez pas à avoir une vision hebdomadaire de votre agenda et d’y incrémenter les tâches récurrentes en choisissant des plages propices.
Par exemple, les tâches administratives reviennent chaque semaine, vous pouvez choisir de les faire tous les vendredis après-midi.
Pensez à prioriser les tâches qui génèrent du développement, les jours où vos clients sont le plus disponibles.Mesurer l’avancement de ses tâches.
Oubliez la fameuse To do list et soyez Agile !
Pour mesurer l’avancement de ses tâches par catégorie, vous pouvez utiliser la méthodologie Kanban.
La méthode Kanban (étiquette en japonais) est un inspiré du secteur automobile Japonais ayant pour objectif de gérer un ensemble de tâche par projet (appelé stories) et de participer à la facilitation du travail en équipe.
Grâce à cette méthode, vous visualisez le flux de travail en matérialisant les tâches par des post-it.
Vous limitez le travail grâce à une bonne répartition des tâches pour chacun.
Vous mesurez le travail accompli et optimisez la durée de chaque tâche.
Cette méthode appuiera également votre management pour accompagner les collaborateurs dans l’avancement de leurs tâches en valorisant le travail accompli et en leur apportant des solutions si le travail en cours est encore important.
L’idéal pour exploiter au mieux cette méthode est de reproduire le squelette du tableau sur un grand support (tableau effaçable ou ruban) et d’utiliser des post-it de couleur à déplacer au fur et à mesure de l’avancement.
Utilisez les post-it en y affectant la couleur par personne en charge ou par état d’avancement.
Quoi qu’il en soit, dans toutes les étapes de votre organisation, pensez à voir large et à prévoir des temps d’imprévus pour mieux les gérer lorsqu’ils arrivent.
Soyez discipliné, une bonne organisation s’acquiert avec du temps mais aussi de la discipline.
Votre organisation doit vous servir et non vous rendre esclave. Apprenez à sortir du cadre lorsqu’une situation le demande pour être plus efficace.
